効率的に仕事を進める方法part9 メモや議事録はフォーマットを定めて共有できるようにしておく

雑記

どうもプロサラです。

 

効率的に仕事を進める方法シリーズ、9回目はメモや議事録はすぐに共有できるようにする、です。会議やセミナー等に参加した時に議事録やメモを関係者に共有することはよくあるかと思います。そんな時にちょっとした工夫をする事ですぐに共有できます。

 

フォーマットを定めておく

議事録や共有用のメモについてはフォーマットを決めておくことで効率化できます。例えば議事録の場合なら、参加者、場所、時間、議題、議事要約、議事メモ、アクションリスト、などの項目を作ってフォーマットを作成しておきます。

 

会議中にはそのフォーマットに生める形で議事を取ります。会議終了後にはフォーマットに埋めたモノが議事録になっているのです。後はそれを関係者に送信するだけで終わりです。会議後にメモを見直したり編集する必要はありません。

 

メモ用のアプリケーションを活用する

議事録やメモを取る際にプロサラが活用しているのがマイクロソフトのOneNoteです。OneNoteは最近ではデフォルトでWindows OSのPCにはインストールされています。名前の通り、パソコン版のノートです。タブで項目を分けることもできて非常に使い勝手がいいです。

 

先述したようにメモ用のフォーマットをあらかじめOneNoteに用意しておいてメモをします。メモを取り終えたら今度はメールを作成します。OneNoteにはOutlookと連携する機能があります。OneNote上に「ページを電子メールに送信」ボタンをクリックするとOutlookが立ち上がり、メールが自動作成されます。

 

後は宛先を入れて送れば完了です。このように議事録やメモの共有にはOneNoteを使う事で効率的にできます。

 

ドキュメント、資料作成はフォーマットおよび過去資料で効率化

今回はメモについて取り上げましたが、基本的に作成資料はフォーマットと過去資料があればかなり効率があがります。パワーポイントやエクセルで資料を作成する際には過去に同じような資料を作った経験があればそれを使いましょう。

 

ない場合は近くの人に聞いてみることをオススメします。過去資料があればそれをフォーマット化して資料作成することができます。ゼロから資料作成するよりも大幅に時間短縮することが可能です。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

 

メモを共有する方法としてフォーマットを定めておくこと、メモ用のアプリケーションであるOneNoteを使う方法について書きました。これをすることで例えば議事録作成の時間が大幅に短縮されます。仕事を効率的に進めるためにはこれらの方法とツールが役立ちます。

 

また、資料作成全般においては過去資料を当たってそれを基にフォーマット化して資料作成しましょう。大幅に作業時間を減らすことができます。

 

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