効率的に仕事を進める方法part6 70%の完成度で仕事をする

雑記

どうもプロサラです。

 

効率的に仕事を進める方法も6回目になりました。今回は100%の仕事をしない事、です。効率的に仕事を進めるためにはスピードが大事です。完璧なクオリティはいりません。なぜなら自分の仕事の完成度と依頼者の求める完成度にギャップが存在するからです。

 

アウトプットイメージの共有は100%できない

ある仕事で資料の作成を上司から頼まれたとします。上司はアウトプットのイメージを伝えます。限られた時間の中でアウトプットのイメージをできるだけ共有できるようにします。

 

自分の中で上司が求めるアウトプットをイメージしながら仕事を進めますが、いざ上司に見せた時に「ここをこうして」とか「ここはおかしいから直して」とか言われることがよくあります。

 

そのため、自分の中で100%の完成度まで上げてもっていっても上司に跳ね返されてやり直し、になりかねません。

 

スピード重視で70%の出来を目指す

いくらコミュニケーションが良くできていたとしても依頼者と仕事の受け手の間で100%、寸分の狂いなくアウトプットを共有することはできません。ギャップが必ず存在します。したがって、できるだけ短時間に70%くらいの出来で仕上げてしまって早く上司に見てもらった方がいいです。

 

そこで上司から指摘が入るのでまたスピード重視で70%の出来で見せにいく。そうすることで無駄な時間とエネルギーを使う事なく、上司の求める資料を作成することができるのです。

 

完璧主義はいらない

仕事で完璧主義はいりません。例外として監査や税務など正確性が求められる仕事は別ですが、たいていの仕事では完璧なクオリティを求めていると業務が前に進みません。重要なのは仕事を前に進めて行く事です。効率よく前に進めていくためには多少雑であったとしてもポイントを外さずに要領よく物事に取り掛かる姿勢が大切です。

 

外資系企業で特に求められる

完璧を求めずにスピード感もって物事を進めていく姿勢は、日系企業よりも外資系企業に見られがちです。外資系企業は成果重視なのでとにかく案件を前に進めていって成果を出すことが重要だからです。

 

日系企業であったとしても効率よく仕事を進めていく姿勢は大切です。自身の残業時間を減らすことができるのですから。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

 

効率的に仕事を進めていくためには70%の出来でよいのでスピード重視でいることが必要です。間違っても完璧主義や120%の力を注がないようにしましょう。

 

効率的に仕事を進める方法シリーズ、他にも読まれていますのでどうぞ。

効率的に仕事を進める方法part1 1日の時間の使い方
今はデスクワーク中心なので以上のような一日を過ごしています。朝はアウトプット、午後の早い時間はメール返信、午後の遅い時間は会議や打合せを入れています。帰宅前には翌日の予定を確認してささっと帰ります。
効率的に仕事を進める方法part2 メール返信の仕方
効率的に仕事を進めるために、メールソフトは決まった時間に開きましょう。昼食後の時間と帰る直前がオススメです。また、1日のメール受信数が非常に多い場合はCc宛のメールは別フォルダに自動転送するように設定しておき、自分宛のメールのみ確認するようにしましょう。そうすることで必要なメールにのみ対応することができます。
効率的に仕事を進める方法part3 時間確保の仕方
相手に時間を奪われないようにしましょう。自分であらかじめスケジュールに自分時間を確保しておくことをオススメします。仕事を効率的に進めていくためにも自分で時間をコントロールしていく努力が必要です。
効率的に仕事を進める方法part4 整理整頓しておく
効率よく仕事を行うためには整理整頓が重要です。特に書類の整理は重要です。自分なりのルールを作っておきましょう。また、デスク回りもできるだけシンプルにしておくことをオススメします。机上に色んなモノを置いていると圧迫感が出て集中力低下につながります。
効率的に仕事を進める方法part5 仕事を安請け合いしない
仕事を効率的に進めるためには余計な仕事は引き受けない事です。普段から仕事を振られない雰囲気を作っておく事が大事です。万一、振られてしまいそうな状況になったら上司に相談しましょう。上司を上手く使って防ぐこともできます。余計な仕事は時間の無駄だと割り切っておきましょう。

コメント