効率的に仕事を進める方法part5 仕事を安請け合いしない

雑記

どうもプロサラです。

 

効率的に仕事を進める方法シリーズ5回目は仕事を簡単に引き受けない事です。社内で色々な人間関係ができてくると他部署の人や身近な人から頼まれ事、仕事の依頼を受けることがあります。これらは全て断りましょう。そして自分が本当にすべき仕事に集中するようにしましょう。

 

仕事をできるだけ振られないようにしておく

まず大切なのは仕事をできるだけ振られないようにしておく事です。そのためにはこの人には頼みごとはしたくないな、と思わせる必要があります。どういうことかというと「ややこしい人」になればいいのです。

 

頼みごとをされた時に、「この仕事の意味は何ですか」とか「この仕事を私に振る意味を教えて下さい。もっと適任の方がいるんじゃないでしょうか」とか「結局、この仕事は本来は私の業務ではないですよね」などと、依頼されたら出来る限り質問して相手から「この人に頼んだら面倒くさいことになりそう」と思わせましょう。

 

そうすると周囲から仕事が飛んでこないようになります。

 

それでも仕事を振られたら

それでも仕事を振られてしまった場合は上司を使いましょう。上司に相談する形で「○○さんから仕事を依頼された。本来、これは自分の業務ではないはず。上司からなんとか言ってもらいたい」などと相談するのです。

 

上司から仕事の依頼者およびその上司に連絡がいくとさすがに相手もひるみます。上司に説明するときには、依頼された仕事をすることで本来の自分の業務に支障が出ること、上司にとってもデメリットである事を伝えましょう。

 

余計な仕事をするのは時間の無駄

本来業務とは異なる仕事を依頼された場合は断るべきです。そんな仕事をしても自分にとっては何のメリットもありません。時間が取られるだけです。外資系企業の場合は絶対です。日系企業の場合は関係作りに必要かもしれませんが、仕事を受けたところで昇進する訳ではありません。依頼者の顔色など伺わずに一刀両断で断った方がいいです。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

 

仕事を効率的に進めるためには余計な仕事は引き受けない事です。普段から仕事を振られない雰囲気を作っておく事が大事です。万一、振られてしまいそうな状況になったら上司に相談しましょう。上司を上手く使って防ぐこともできます。余計な仕事は時間の無駄だと割り切っておきましょう。

 

効率的に仕事を進める方法シリーズ、他にも読まれていますのでどうぞ。

効率的に仕事を進める方法part1 1日の時間の使い方
今はデスクワーク中心なので以上のような一日を過ごしています。朝はアウトプット、午後の早い時間はメール返信、午後の遅い時間は会議や打合せを入れています。帰宅前には翌日の予定を確認してささっと帰ります。
効率的に仕事を進める方法part2 メール返信の仕方
効率的に仕事を進めるために、メールソフトは決まった時間に開きましょう。昼食後の時間と帰る直前がオススメです。また、1日のメール受信数が非常に多い場合はCc宛のメールは別フォルダに自動転送するように設定しておき、自分宛のメールのみ確認するようにしましょう。そうすることで必要なメールにのみ対応することができます。
効率的に仕事を進める方法part3 時間確保の仕方
相手に時間を奪われないようにしましょう。自分であらかじめスケジュールに自分時間を確保しておくことをオススメします。仕事を効率的に進めていくためにも自分で時間をコントロールしていく努力が必要です。
効率的に仕事を進める方法part4 整理整頓しておく
効率よく仕事を行うためには整理整頓が重要です。特に書類の整理は重要です。自分なりのルールを作っておきましょう。また、デスク回りもできるだけシンプルにしておくことをオススメします。机上に色んなモノを置いていると圧迫感が出て集中力低下につながります。

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