効率的に仕事を進める方法part4 整理整頓しておく

雑記

どうもプロサラです。

 

効率的に仕事を進めるための方法シリーズ4回目は整理整頓しておくことです。仕事をしていると様々な書類を扱うことになります。書類をそのままにしておくと気づいたら書類の山、なんてことがよくあります。書類やデスクを整理しておうことで作業効率は大幅に上がります。

 

自分でルールを作っておく

書類は放っておくと溜まります。そうしないためにもルールを作っておくことが重要です。プロサラはその場で読んで捨てる、後で見る書類はボックスに移して1ヶ月に一度そのボックス内の書類を廃棄する、保存しておくべき書類はデータ化する、後で使用する書類は保管するが3ヶ月に一度見直す、ルールを作っています。

 

使わない書類は捨てる

まず書類ですが、必要ない、使わない書類は捨てることです。これが一番の基本です。一度目にして、今後目を通す必要のない書類であればその場で廃棄しましょう。

 

後で読む書類は1ヶ月に一度処分

その場で読む時間がない書類は後で読むため用のボックスを作って保管しておきましょう。これも放っておくと溜まるので月に1度は整理して、1ヶ月で読まなかった書類は今後も読まない書類として処分しましょう。

 

保存が必要な書類はデータ化する

書類が重要で後々にも見直す、見返す必要のある書類は保存します。この時、紙でなくスキャナーで読み込んでデータで保存します。廃棄可能な書類なら廃棄してしまいます。データにしておくことで物理的な紙の量を減らすことが可能です。

 

後で使用する書類は3ヶ月に一度見直し

後で使用する書類は、それ用のボックスを作って保管します。使用する時が来たら使用して必要なくなったら廃棄します。残しておく必要があるならデータで保存しておきます。後で使用する書類は3ヶ月に一度見直します。後で使用するとその時思っても、結局使用しなかった書類もあります。そういう書類は廃棄またはデータ化します。

 

デスクには何も置かない

書類について説明しましたが、デスクについて今度は説明します。プロサラはデスクの上に物を置きません。モノを置いているとスペースが少なくなり、圧迫感が出てきます。集中力が低下してしまうのでモノは置かずにシンプルにしています。必要な時に必要なモノをデスクに置いて使うようにしています。必要なくなればしまいます。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

 

効率よく仕事を行うためには整理整頓が重要です。特に書類の整理は重要です。自分なりのルールを作っておきましょう。また、デスク回りもできるだけシンプルにしておくことをオススメします。机上に色んなモノを置いていると圧迫感が出て集中力低下につながります。

 

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