効率的に仕事を進める方法part2 メール返信の仕方

雑記

どうもプロサラです。

 

効率的に仕事を進める方法の2回目はメール返信について書きます。メールは社会人としての年数が上がれば上がるほど数量が増えます。特に管理職なんかに就くと一日で100件近いメールが飛んできます。大量のメールに対してどうやって対処したら効率的かプロサラの方法について伝授します。

 

メールソフトは起動しない

まず、メールソフトは起動しないようにしましょう。プロサラはOutlookを使っています。Outlookですと、メールを受信すると通知が出てきます。便利な機能なのかもしれませんがプロサラにとっては不要な機能です。集中している時に通知が来ると一旦手が止まってしまいます。

 

メールを読んでしまうとさらに時間を取られてしまいます。特に朝の集中している時間帯にメールソフトを起動していると生産性が落ちてしまいます。したがってメールソフトは起動しないようにします。

 

お昼のタイミングでメールソフトを起動する

プロサラはお昼ご飯を食べた後の13時にOutlookを起動します。そこでメールに目を通して必要なメールには返信を加えていきます。集中してメールを返していきます。30分から1時間程度で作業を完了させます。

 

色々試しましたが短時間で一気にメールを処理できるのでこの方法が今のところ一番生産性が高いです。また、1日の最後、帰る直前のタイミングでもう一度メールソフトを立ち上げてメールチェックしてから帰ります。

 

自分宛のメールのみ目を通す

メールはプロサラがCc宛になっているメールは別フォルダに自動転送しておきます。Ccは宛先ではないので重要度は低いです。自分宛のメールのみ目を通すようにするのです。自動振り分けしておく事で重要度の高いメールにのみ返信が可能になります。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

 

効率的に仕事を進めるために、メールソフトは決まった時間にのみ開くようにしましょう。お昼を食べた後の時間帯と仕事を終えて帰る直前がオススメです。また、1日のメール受信数が非常に多い場合はCc宛のメールは別フォルダに自動転送するように設定しておき、自分宛のメールのみ確認するようにしましょう。そうすることで必要なメールにのみ対応することができます。

 

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今はデスクワーク中心なので以上のような一日を過ごしています。朝はアウトプット、午後の早い時間はメール返信、午後の遅い時間は会議や打合せを入れています。帰宅前には翌日の予定を確認してささっと帰ります。

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